Sistem Penjaminan Mutu BAN-PT, ISO 9001:2008, dan MBNQA

Sistem penjaminan mutu yang banyak diterapkan oleh Perguruan Tinggi (PT) di Indonesia menggunakan beberapa model sistem mutu yaitu: sistem penjaminan mutu yang dikeluarkan oleh Kemdiknas, ISO 9001:2008, dan Malcolm Balridge National Quality Award (MBNQA). Beberapa PT bahkan menggabungkan sistem-sistem mutu tersebut seperti Universitas Airlangga Surabaya dan Universitas Bina Nusantara Jakarta merupakan contoh PT yang menerapkan ISO 9001:2008 dengan IWA-2, dan MBNQA, di samping sistem penjaminan mutu Kemdiknas yang diakreditasi melalui Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Sementara itu beberapa PT lain menggunakan ISO 9001:2008 sebagai basis dari sistem penjaminan mutunya, di samping sistem penjaminan mutu Kemdiknas.

Secara umum sistem penjaminan mutu Kemdiknas (melalui akreditasi BAN-PT), ISO 9001:2008, dan MBNQA mempunyai kelebihan dan kelemahan masing-masing. Oleh karena itu, beberapa PT besar menggabungkan beberapa sistem penjaminan mutu tersebut agar menghasilkan penjaminan mutu yang maksimal di PT tersebut. Jika ke tiga sistem penjaminan mutu tersebut disandingkan, dapat diperoleh kesamaan dan perbedaannya seperti uraian berikut ini.

Kesamaan sistem penjaminan mutu Kemdiknas, ISO 9001:2008, dan MBNQA

Skema yang digunakan menggunakan siklus: Kondisi ini menuntut organisasi PT harus menerapkan penjaminan mutu yang mengarah kepada usaha perbaikan yang terus-menerus dan berkelanjutan (continual improvement). Sistem yang bersifat siklus juga mengindikasikan bahwa penjaminan mutu apapun selalu menggunakan pengembangan yang bersifat evolutif, gradual, dan berkelanjutan, bukan bersifat revolutif dan cepat. Selain itu, seluruh sistem penjaminan mutu selalu lebih mengedepankan tindakan pencegahan (preventif action) dibandingkan dengan tindakan perbaikan (currative action).

Fokus pada pelanggan: Semua sistem penjaminan mutu selalu berpatokan kepada kebutuhan dan harapan pelanggan (customer) sebagai pihak yang harus dijadikan patokan utama dalam produk/layanan yang akan dihasilkan oleh PT. Sekalipun pada organisasi-organisasi yang telah menjadi trend setter berupaya untuk mempengaruhi kebutuhan dan harapan pelanggan, namun pada akhirnya dalam upaya menghasilkan produk/layanan tetap akan berpijak pada kebutuhan dan harapan pelanggan. Upaya untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan ini mengindikasikan pentingnya pelanggan bagi organisasi. Dalam dunia PT, pelanggan ini disebut dengan stakeholders. Ketidakmampuan dalam memenuhi kebutuhan dan harapanstakeholders PT akan berpengaruh langsung terhadap hidup dan matinya PT. Stakeholders PT merupakan organisasi dengan keragaman yang relatif tinggi dibandingkan dengan jenis organisasi lainnya. Di PT terdapatstakehoders yang berkaitan dengan input dan output yang saling berkaitan. Stakeholders input meliputi, calon mahasiswa, orang tua, dan sekolah/madrasah, sedangkan stakeholders output merupakan pengguna lulusan dapat berupa lembaga pemerintahan, lembaga industri, atau lembaga pendidikan. Ketidak puasanstakeholders output terhadap produk dan layanan PT akan berdampak pada stakeholders input.

Menggunaan fakta dan data: Semua sistem penjaminan mutu selalu mensyaratkan penggunaan fakta dan data sebagai acuan dalam proses penerapannya. Kondisi ini menuntut selalu ada proses pengukuran dan evaluasi dalam banyak kegiatan yang dilakukan di PT. Dari kegiatan evaluasi dan pengukuran tersebut dihasilkan data. Data yang ada kemudian digunakan untuk merancang berbagai hal dan membuat berbagai keputusan.

Mengutamakan proses: Sistem penjaminan mutu selalu memiliki asumsi bahwa produk/layanan yang baik selalu berpijak pada proses yang baik. Selain itu proses yang baik akan dapat mencapai esensi sistem manajemen yang baik, yaitu efektif dan efisien. Oleh karena mengutamakan proses maka sistem penjaminan mutu selalu memerlukan perencanaan yang juga baik.

Berbasis sistem: Sistem adalah interkoneksi dari berbagai komponen sub sistem, Jika didalam sub sistem tersebut terdapat proses, maka proses yang terjadi pada sub sistem harus merupakan kesatuan dari proses yang terjadi pada sistem utama. Dengan adanya sistem ini maka proses yang dijalankan merupakan proses yang runtut, pasti, dapat diprediksi, dan terkendali.

Kepemimpinan yang tangguh: Sistem penjaminan mutu jenis apapun selalu memerlukan kepemimpinan yang tangguh. Hal tersebut dikarenakan proses penjaminan mutu merupakan proses yang berkaitan dengan organisasi secara menyeluruh. Dalam suatu organisasi, orang yang memiliki kewenangan paling strategis adalah pemimpin, termasuk pengambilan keputusan strategis. Dengan demikian, jika menginginkan proses penjaminan mutu dapat diterapkan dengan baik maka komitmen dari pemimpin merupakan hal yang mutlak.

Komitmen seluruh anggota organisasi: Semua sistem penjaminan mutu akan dapat diterapkan dengan baik jika mutu menjadi bagian dari seluruh anggota organisasi. Itulah sebabnya dalam sistem penjaminan mutu selalu ada berbagai kegiatan awareness. Kegiatan ini bertujuan untuk membuat seluruh komponen organisasi memahami mutu dan kemudian menerapkan dengan kepahamannya bukan dengan keterpaksaan.

Ketujuh hal tersebut dapat dikatakan merupakan bagian utama dalam sistem penjaminan mutu model apapun. Oleh karena itu, jika PT dapat menerapkan ketujuh hal tersebut maka dalam model apapun sistem penjaminan mutu yang akan diterapkan di PT akan memiliki peluang besar untuk berhasil.

Perbedaan sistem penjaminan mutu Kemdiknas, ISO 9001:2008, dan MBNQA

Sistem organisasi: Dalam sistem penjaminan mutu yang dikembangkan oleh Kemdiknas dikenal dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME). SPMI diselenggarakan sendiri oleh PT sedangkan SPME dilakukan melalui kegiatan akreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Pada Sistem ISO 9001:2008 organisasi penjamin dilakukan oleh organisasi independen dibawah badan akreditasi International Organization for Standarization yang berpusat di Geneva. Pada MBNQA pengukuran dilakukan dengan mendasarkan pada permintaan dari organisasi. Pengukuran dilakukan oleh organisasi independen dibawah lembaga yang berpusat di Amerika. Di Indonesia pengukuran dilakukan oleh Indonesia Quality Award Foundation (IQAF).

Standar yang digunakan: Pada sistem penjaminan mutu yang dikeluarkan oleh Kemdiknas, standar harus mengacu pada visi PT dan harus berupaya untuk mencapai PP 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Standar yang harus diacu adalah; 1) standar isi, 2) standar proses, 3) standar kompetensi lulusan, 4) standar pendidik dan tenaga kependidikan, 5) standar sarana dan prasarana, 6) standar pengelolaan, 7) standar pembiayaan, dan 8) standar penilaian pendidikan. Pada ISO 9001:2008 standar yang digunakan mengacu pada visi PT, tetapi dalam melaksanakan visi tersebut PT harus mengadopsi standar-standar yang dipersyaratkan ISO yang meliputi; 1) sistem manajemen mutu, 2) tanggung jawab manajemen, 3) manajemen sumber daya, 4) realisasi produk/pendidikan, dan 5) pengukuran, analisis dan pengembangan. Pada MBNQA standar yang ditetapkan mendasarkan pada patokan yang ada pada MBNQA. Standar-standar tersebut dikelompokkan dalam kategori-kategori yang meliputi; 1) Leadership, 2) Strategic Planning, 3) Student, Stakeholder and Market Focus, 4) Measurement, Analysis, and Knowledge Management, 5) Workforce Focus,6) Process Management, 7) Results

Model pengukuran: Sistem penjaminan mutu yang dikeluarkan oleh Kemdiknas, mengandalkan pengukuran pada faktor internal oleh PT sendiri untuk SPMI, dan pengukuran oleh BAN-PT untuk SPME melalui kegiatan akreditasi. Pengukuran dilakukan baik dalam lingkup program studi/jurusan maupun institusi. Dari pengukuran oleh BAN-PT kemudian dihasilkan PT dengan akreditasi A, B, C, dan tidak terakreditasi. Pengukuran dilakukan 4 tahun sekali, sesuai dengan masa berlaku akreditasi. Pada sistem ISO 9001:2008 pengukuran dilakukan melalui kegiatan audit internal oleh PT sendiri dan audit eksternal surveillance oleh badan sertifikasi. Hasil pengukuran akan dinyatakan dalam kategori zero founding, minor, dan major. Jika terjadi dua kali majorberturut-turut maka sertifikat penjamin dari badan sertifikasi akan dicabut. Masa berlaku sertifikat penjaminan 3 tahun dan surveillance dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 tahun sekali. Setelah 3 tahun sertifikat harus dilakukan renewal. Pada MBNQA pengukuran dilakukan dengan menggunakan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang telah dikelompokkan dalam 7 kategori sebagaimana disebutkan di atas. Pengukuran dilakukan oleh suatu badan independen yang telah diakui oleh lembaga MBNQA yang berpusat di Amerika. Hasil pengukuran dinyatakan dalam skor angka mulai dari 0 – 1000, dan kemudian di konversi kedalam bentuk kategori-kategori.

Penilaian eksternal: Dalam sistem penjaminan mutu dari Kemdiknas, kegiatan penilaian dan pengukuran dari pihak luar disebut dengan akreditasi yang dilakukan oleh BAN-PT. Pada ISO kegiatan penilaian atau pengukuran pihak luar dilakukan oleh badan sertifikasi, yaitu badan yang mengeluarkan sertifikat penjaminan oleh lembaga tersebut. Kegiatan pengukuran pihak luar disebut dengan surveillance. Sedangkan pada MBNQA kegiatan pengukuran pihak luar dilakukan oleh lembaga yang ditunjuk oleh organisasi MBNQA. Kegiatan pengukurannya disebut dengan examine

Demikian sekilas tentang kesamaan dan perbedaan sistem penjaminan mutu yang dikembangkan oleh Kemdiknas, ISO 9001:2008,dan MBNQA. Semoga sajian tersebut dapat menambah wawasan para pengunjung tentang sistem penjaminan mutu di PT.